Fazekas+

 

Előkészületek

Az ötlet megszületése

Összegezve az elmúlt években megrendezésre kerülő Fazekas Farsangi Fesztivállal kapcsolatos tapasztalatokat, úgy döntöttünk, hogy iskolánkban egy, az FFF rendezvényt felváltó, új tematikájú és szervezésű rendezvényt szeretnénk megvalósítani. Felmérve a lehetőségeinket, egyeztetve az érintettekkel, engedélyt kértünk arra, hogy az eddigi, a Fazekas Napokra szánt három napban szervezhessünk egy újfajta eseménysorozatot. Így született meg a Fazekas+ Fesztivál, mely először 2015. március 30. – április 1. között került megrendezésre.

A főszervezők

Azért, hogy a lehető leghatékonyabban tudjuk előkészíteni a Fesztivált, már 2014. őszén elkezdtük a munkákat. Ekkorra össze is állt a főszervezők stábja, ami a következő személyekből állt: Dér Levente (10b), Kovács Levente (11d), Neogrády Attila (11a). Mintegy utólag hozzánk csatlakozott főszervezőként kiemelnénk még Verkmann Zsombort (9d), aki a segítőkért felelt. Iskolai oldalról szervezői szinten Foki Tamás igazgatóhelyettes támogatta a munkánkat koordinációs szerepben, valamint Guger Norbert (rendszergazda) a rendezvényre készített weboldal segítségével.

Részvételi kötelezettség

Az ötlet megszületése után felmértük, hogy mik voltak az elmúlt évek hasonló kezdeményezéseinek kívánatos pontjai, valamint buktatói. Megállapítottuk, hogy a legvisszásabb pont a diákok részvételi aránya volt, éppen ezért az eseményt Foki Tamás igazgatóhelyettes úr közbenjárásával kötelező jellegűvé tettük a 7-től 12-ig évfolyamnak. Ahhoz, hogy a jelenléteket nyomon lehessen követni, elkészült a fesztival.fazekas.hu címen elérhető weboldal, ahol a diákok regisztrálhatták magukat az eseményekre.

Az események megszervezése

Célunknak tekintettük, hogy mindenki megtalálja a számára vonzó és érdekes programokat, éppen ezért a lehető legszínesebb palettáját próbáltuk felvonultatni az előadásoknak és egyéb eseményeknek a rendelkezésre álló  három napban. Az előző évi rendezvényekhez hasonlóan mind a tanárokat, mind a diákokat felkértük előadások megtartására, és több hírességet, sportolót, közéleti személyiséget is sikerült a Fazekasba csábítanunk, visszacsábítanunk. Örömmel konstatáltuk, hogy a tanárok és a diákok közül is rengetegen éltek az előadás lehetőségével.

Megpróbáltuk ezzel együtt a lehető legtöbb területet bevonni, a nagyobbaknak egyetemi ismertetőkkel készültünk, de a történelmi jellegű előadásoktól kezdve az informatikán át az utazási élménybeszámolókig számos más érdekesség is szerepelt a Fazekas+ Fesztivál kínálatában. A megmérettetések között kvízjátékkal és Kis Kavics Kupával is készültünk az arra vágyóknak. Azért, hogy az esemény szórakoztató vonulatát is erősítsük, idén az iskola hagyományos “Performance” nevű tehetségkutatóját is ekkor rendeztük meg, ezenkívül kiemelkedő szereplőnek számított a lézertorna nevű ügyességi játék, a LAN-Party, a filmszobák, filmklubok, és természetesen nem maradhattak ki a már jól bevált sportesemények sem. Záróeseményként koncerttel készültünk a fesztiválozóknak.

A több hónapon át történő szervezésnek köszönhetően végül 136 meghirdetett eseménnyel büszkélkedhettünk, az egyes számú mellékletben megtalálható a teljes eseménylistánk.

Promotálás

Rendkívül fontosnak tartottuk azt, hogy a lehető legszélesebb körben tájékoztassuk a diákságot a Fazekas+ Fesztiválról. Éppen ezért a fesztival.fazekas.hu oldal majd két hónappal a rendezvénysorozat megtartása előtt beüzemelésre került, ahova folyamatosan töltöttük fel az eseményeket, cikkeket, tájékoztatókat. Ezen kívül hivatalos Facebook eseményt hoztunk létre, promotáltuk azt más közösségi csoportokkal, megjelentük a YouTube-on is. Épületünkben közel 100 plakátot helyeztünk ki, külön e-mail címeket üzemeltettünk be kapcsolattartás céljából. Fontosnak tartottuk, hogy ilyen módon mindenkinek megadjuk a lehetőséget a tájékozódásra, aminek a lehetősége különösen fontos egy kötelező rendezvénynél.

A regisztráció

Mint már beszámolónkban említettük, egy webes felületen tudtak jelentkezni a diákok az eseményekre. Az érintett évfolyamokra járó diákok 97%-a használta a fesztival.fazekas.hu-t regisztráció céljából, akik több tízezer oldalletöltést generáltak, és több, mint 5000 jelentkezést adtak le. A regisztrációs rendszer első megnyitásakor a diákok bármennyi eseményt felvehettek. Pár hét múlva figyelmeztettük őket, hogy az eddigi jelentkezéseik közül csak egyet tartsanak meg maguknak egy idősávban, a többit töröljék. 2015. március 20-án lezártuk a regisztrációs rendszert, töröltük az ütköző esemény-felvételeket, majd újból megnyitottuk azt, március 27-ig. Ezután véglegesítettük a jelentkezéseket, valamint beosztottuk azokat a diákokat különböző programokra, akik nem vettek fel elég eseményt maguknak a három napra.

Tájékoztatás

A webes felületen kívül többször is e-mailben tájékoztattuk a felhasználókat a regisztrációjukról. Figyelmeztető levelet küldtünk azoknak, akiknek ütköző eseményeik voltak, valamint a végleges órarendet is megkapták ugyanígy a diákok. Ezen kívül a sulirádióban több bejátszás is elhangzott a rendezvénnyel kapcsolatban. A SAS tanári hirdetőtábláján és üzenetben is tájékoztattuk a tanárokat a rendezvény részleteiről. Nyomtatott formában átadtuk az osztályfőnököknek a végleges órarendeket.

Technikusok, segítők, önkéntes munka

Mivel több, mint egy tucat program futott párhuzamosan, így rengeteg segítőre volt szükségünk a rendezvény ideje alatt: 56-an feleltek a jelenléti ívek kitöltéséért, az informatikai eszközök beüzemeléséért, az előadók támogatásáért. A csapatnak az esemény előtti héten egy órás eligazítást, valamint minden reggel meetinget tartottunk.

Másik csapatunk, a technikai team 28 főből állt. Ők feleltek a termek berendezéséért, fotózásért, videózásért, hangtechnikáért, és egyéb multimédiás segítséget nyújtottak. A segítői csapathoz hasonlóan ők is többször kaptak eligazítást.

 

Felmerülő események a rendezvény alatt

Események lebonyolítása

Egy-két nagyobb technikai előkészülettel nem lettünk időben készek, de 15-20 perces csúszás után az érintett események is kezdetüket vették. Ezen kívül legalább egy esetben a rendezvény előadója a szervezők kifejezett kérése ellenére indoklás nélkül eltért az eseménye helyszínétől, valamint egy másik eseményen annak időpontját próbálták megváltoztatni. Összességében az események rendben lezajlottak, a koordinátorok az összes felmerült problémát kisebb-nagyobb sikerrel tudták kezelni.

Változás a programokban

Az időjárás-előrejelzések alapján a szerdai napra tervezett udvari koncertnek a helyszínét módosítottuk a nagyteremre. Azért, hogy fenntartsuk az érdeklődést és kárpótoljuk a diákokat, frissítővel és nasival készültünk a rendezvényen jelen lévőknek.

Sajnálatos módon rajtunk kívülálló okok miatt több külsős előadó sem jött el, így többek között pár egyetemi előadás is elmaradt. Szintén változás volt, hogy Hajdú B. István a szerdai nap helyett kedden kommentálta a focimeccseket, a zsonglőrbemutató pedig keddről szerdára került át.

Tanári elengedések, kikérések

Sajnálatos módon legalább két olyan osztályfőnök volt, aki előzetesen megengedte a diákjainak, hogy ne jelenjenek meg a Fazekas+ Fesztivál eseményein, ezzel a szervezők által megvalósított, az igazgatói döntésnek megfelelő kötelező részvételt hátráltatva.

Több esetben is elkértek diákokat különböző szakkörök, próbavizsgák, cserediák programok és más elfoglaltságok miatt.

A fenti tényekről csak a rendezvény ideje alatt szereztünk tudomást. Azért konstatáljuk szomorúan ezt, mert így a diákok egy része nem tudott jelen lenni olyan programokon, amikre szívesen elment volna. Őket  a fent említett okból távol maradók regisztrációja kiszorította a szabad helyekről.

Részvételi arány

Az eseményekre összesen több mint 6700 regisztráció történt, ennek ~84%-ára elmentek a diákok, vagy az intézmény területén más önkéntes munkában vettek részt.

Káresemények

A rendezvény alatt szándékos károkozás nem történt. Az iskola dísztermének ablakát a huzat egy rendezvény alatt becsapta, ami miatt egy üvegtáblája betört. Senki sem sérült meg.

 

 

Utómunka

Hiányzások kezelése

A weboldalra feltöltésre kerültek a hiányzások, a diákok meg tudták tekinteni azt. Több esetben reklamálás történt a hiányzás ténylegességéről, ezeket legjobb belátásunk szerint orvosoltuk.

A rendezvény utáni egy hétben volt lehetőségük reklamálni a diákoknak, ezután a hiányzások listáját átadtuk az igazgatóságnak, akik intézkedtek az elektronikus naplóba való rögzítésről.

Konzekvenciák, jövőbeni tervek, összegzés

Összegzés

Az eddigi visszajelzések alapján a rendezvény sikeresnek volt mondható, a kitűzött célokat elértük. A diákok részvétele, a programok száma és színvonala elégedettségre ad okot. Az alábbiakban leírjuk, hogy mi az, amin változtatnánk.

Jelentkezési felület továbbfejlesztése

A jelentkezési felület nagyon bevált, azonban a hatékonyabb működés érdekében a következőket szeretnénk változtatni, fejleszteni rajta:

  • Jó lenne, ha a tanárok is regisztrálhatnának az eseményekre felügyelőknek.
  • Némi zavart okozott, hogy a segítőket kézzel kellett beosztani. A jövőben így azt szeretnénk, ha a diákok tudnának segítőnek jelentkezni a felületen. Miután a főszervezők a jelentkezéseket mérlegelik és elfogadják, a segítők saját maguk tudnák beosztani magukat eseményekre. Így a diákok úgy tudnának önkéntes munkát vállalni, hogy közben a nekik tetsző programokon vesznek részt.

Természetesen mindkét esetben limitálnánk az egy eseményen felügyelő  tanárok és a segítők létszámát, a segítők pedig vállalnák, hogy a rendezvény mindhárom napján, folyamatosan feladatot kell ellátniuk.

Segítők előválogatása

A többszöri tájékoztatástól függetlenül is több eseményen komoly hiányosságokat tapasztaltunk a segítők munkájával kapcsolatban. Voltak előadók, akik az oklevelüket és az ajándékukat nem kapták meg, több esetben elhagyták a segítők jelenléti íveket, illetve volt olyan páros is, aki nem jelezte a szervezőknek az egyik előadó meg nem érkeztét.

Érezzük azonban a saját felelősségünket is, mivel a szervezés végére ebben a tekintetben kifutottunk az időből, hiszen a segítők csak a rendezvény megkezdése előtti napon este kapták meg végleges beosztásukat.

Programok mennyisége, milyensége

Alapvetően az előadások és programok nagyon színvonalasak voltak, sok pozitív visszajelzést kaptunk. Be kell látnunk, hogy a kötelező idősávon kívül eső eseményeken (sport, koncertek) a részvételi aránya csekély volt. Éppen ezért a jövőben ezeket az amúgy színvonalas programokat is a délelőtti órákra szükséges időzítenünk. Ezen kívül fontosnak tartjuk azt, hogy a harmadik napra is annyi programot kell szerveznünk, mint a többire.

Nagy örömünkre szolgált, hogy részt vehettünk ennek az eseménysorozatnak a megszervezésében. Bízunk benne, hogy jövőre is bizalmat kapunk az igazgatóságtól, a tanári kartól és a diákságtól arra, hogy egy még jobb Fazekas+ Fesztivállal készülhessünk iskolánknak!